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株主総会の議事録って作らなきゃいけないの
株主総会を開催して決議した内容を記載したものを、株主総会議事録と呼んでいます。
株主総会議事録を作成しておかないと、登記や税務調査の際に必要とされる時に提出できませんので、毎年作成する習慣をつけておくことです。
但し、株主総会議事録が作成してあっても、明らかに総会当日には株主が出席できないような状況の日が議事録に記載してあったり、記載内容に株式数や議決権数などが記載されていない等の不備がある場合には、議事録そのものに疑問が生じてしまい、株主総会を開催していないのではないかといった指摘がなされることもあるかもしれませんので、ご注意ください。
株主総会といっても、毎期の決算報告のために開催する定時株主総会と、株主の決議を経なければならない臨時的な事柄を決定するために開催する臨時株主総会があります。
定時株主総会のサンプルを記載しておきましたので、ご参考にしてください。
第１０回 定時株主総会議事録
平成２５年 ５月２５日 午後１時、静岡県〇〇市〇〇××−×、本社会議室において第１０回定時株主総会を開催した。 株主総数 １０名 発行済株式総数 １００株 議決権を有する株主数 １０名 その議決権の数 １００個 出席株主数（委任状による出席を含む） １０名 その議決権の数 １００個
以上のとおり株主の出席があったので、定款の規程により代表取締役社長 〇〇〇〇 は議長席に着き、定時株主総会は適法に成立したので、開会する旨を宣し、直ちに議事に入った。
決議事項 【第１号議案】 第１０期決算報告書の承認に関する件 議長は、第１０期（自平成２４年４月１日 至平成２５年３月３１日）における事業の状況を事業報告書により詳細に説明し、次の書類及びこれらの附属明細書を提出して、その承認を求めた。 １．貸借対照表 ２．損益計算書 ３．株主資本等変動計算書 ４．個別注記表 ついで監査役〇〇〇〇 は、上記の書類は綿密に調査したところ、特に指摘すべき事項はない旨の監査報告があった。総会は別段の異議なく承認可決した。
【第２号議案】 剰余金の配当の件 議長は、会社法第４５９条第１項第４号及び当会社定款第〇〇条の規定に基づき下記の要領で剰余金の配当をしたい旨を述べ、その詳細を説明した。議長がその賛否を議場に諮ったところ、満場一致をもってこれに賛成した。よって議長は、下記のとおり可決確定された旨を宣した。 ① 配当財産の種類 金銭で行うものとする ② 株主に対する配当財産の割当てに関する事項 平成２５年３月３１日午後５時現在の株主名簿に記載された株主に対して、 ③ 当該剰余金の配当がその効力を生ずる日 平成２５年５月２６日
【第３号議案】 取締役及び監査役の任期満了による改選に関する件 議長は、取締役及び監査役全員が本定時総会の終結と同時に任期満了することになるので、その改選の必要がある旨を述べ、その選任方法をはかったところ、出席株主中から議長の指名に一任したいとの発言があり、一同これを承認したので、議長は下記の者をそれぞれ指名し、これらの者につきその可否を議場にはかったところ、満場一致をもってこれを承認可決した。なお、被選任者は、いずれもその就任を承諾した。 取 締 役 〇〇 〇〇 取 締 役 〇〇 〇〇 取 締 役 〇〇 〇〇 監 査 役 〇〇 〇〇
【第４号議案】 代表取締役選定の件 議長は、当会社定款第〇〇条の規定に従い、取締役の互選により代表取締役の選定を行う必要がある旨を説明した。次いで、議長は、代表取締役として〇〇 〇〇氏を推薦し、その賛否を議場に諮ったところ、満場一致をもってこれに賛成したので、下記の者を代表取締役として選定することにつき可決確定された旨を宣した。 静岡県〇〇市〇〇 ××番地 〇〇 〇〇
【第５号議案】 役員給与に関する件 議長は、第１１期事業年度の役員報酬につき次のとおり支給したい理由を説明した後、その賛否を議場に諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の賛成をもって、原案どおり承認可決した。 役 職 氏 名 月額給与（定期同額） 事前確定給与 代表取締役 〇〇 〇〇 ×××，×××円 ×××，×××円 （６月末、１２月末） 取締役 〇〇 〇〇 ×××，×××円 ×××，×××円 （６月末、１２月末） 取締役 〇〇 〇〇 ×××，×××円 ×××，×××円 （６月末、１２月末） 監査役 〇〇 〇〇 ×××，×××円 ×××，×××円 （６月末、１２月末） なお、上記には使用人兼務役員の使用人部分は含まない。
以上をもって本総会における報告および全議案の審議を終了したので、議長は午後３時閉会を宣した。 上記議事の経過の要領およびその結果を明確にするため本議事録を作成し、議長および出席取締役が次に記名押印する。
平成２５年 ５月２５日 〇〇〇〇〇株式会社 第１０回株主総会 議事録作成者 兼 議 長 代表取締役 〇〇 〇〇 取締役 〇〇 〇〇 取締役 〇〇 〇〇 取締役 〇〇 〇〇 |
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